Proje kariyerimde, hem tedarikçi hemde müşteri şeklinde masanın her iki tarafında oturan biri olarak, çok çeşitli ve büyük proje ekipleriyle birlikte zorlu programlar ve proje teslimlerinde çalışma fırsatım oldu.
Önceki iş yerim Ford Otosan’dan ayrıldıktan sonra, teknik, finans, kültürel ve projelerde paydaş yönetimi gibi özelliklerle donanmış 20 yıllık değerli iş tecrübemi paylaşmak için Proje Yönetimi danışmanlık alanına geçtim. Tecrübelerimi paylaşmak için bu yazıyı kaleme almamın sebebi ise, aktif operasyonel ve imalat çevresinden ayrılmama rağmen sektörden çalışma arkadaslarımın, değişik ülkelerdeki müşteri ve tedarikçi kontaklarımın, çeşitli proje yönetimi konularında sorular sorması, tavsiyeler istemesidir. Bir çok başarılı projeden sonra (bazı projeleri problemli olarak devralıp ilerletmek de oldukça tecrübe kazandırdı tabiki), proje yönetimi ve imalat sektörlerinde kullanılabilecek özgün bir tecrübe ve yetenek setini sizlerle paylaşmak istedim.
Bana sorulan bir çok sorunun ve bilginin haricinde, genel olarak “proje başarılarının ardında <gizli reçete> nedir ?” sorusu duruyordu.
Bu sebeple, proje ve programlardaki tecrübelerimin ve önemli gördüğüm içeriklerinin özünü, proje başarıları için doğru bir tarif olarak biçimlendirmeye ve yansıtmaya çalıştım. Uygulayıcılar gelecek projelerini planlar ve hazırlarken başarı noktalarından faydalanmasını ümit ediyorum:
- Proje ekibi şekillendirilirken, farklı teknik yetenek, tecrübe ve kişilik özelliklerine sahip bir ekibin oluşturulmasının sağlanması. Bu yaklaşım yaratıcı tartışmaların, yapıcı ekip içi zorlukların ve mücadelelerin oluşmasına imkan verir ve projelerin (kaynak vs) optimizasyonuna yardımcı olur.
- Proje yöneticilerinin duygu ve düşüncelerini ifade edebilecekleri yeteneklerini ve problem çözme kabiliyetlerini ve gösterebilecekleri ve baskı altına susma gibi zorlayıcı davranışların olmadığı bir iş ortamının oluşturulması.
- Zaman ve maliyet baskılarının altındayken bile, tüm önemli zamanlama ve kilometre taşları, proje fazlarındaki geçiş dönemlerinde ekiple birlikte karar verebilme irade ve beceresini gösterebilme.
- Genişleyen büyük organizasyonların kültüründe, çok sayıda uygulama ve hareket tarzının olmasından ötürü firma adeta bir “korku cumhuriyeti” ne benzemiş ise, proje ekibinin duygusal bir çöküntü yaşamasına ve hırpalanarak odağını kaybetmesine izin vermeksizin zamanında ve cesaretli bir şekilde bu atmosferin getirdigi zorluklarla uğraşmak program yöneticisinin temel görevidir.
- Program yöneticisi, proje liderlerinin gelişim alanlarını belirleyip koçluk ve mentorluk yaparken, proje ekibinin güçlü yönlerini ön plana çıkarır ve vurgular. Zayıf taraflarını, grup önünde sergilemez ve eleştirmez. Bu ekipte bütünlük ve uyum sağlar. (Kişisel uygulamalarımda ekibin hareket ve davranışlarımdan herhangi bir şüpheye kapılmamalarına özellikle özen gösterdiğimi güveni her zaman ön plana çıkarma çabamı hatırlıyorum)
- Ekip üyeleri beraber gülüp, yaşamlarında kişisel yön ve görüşleri paylaşabildikleri bir sosyal ortamın oluşturulması. Projeleri devreye alırken, proje takımının eğlence ve sosyal birliktelikleri destekleyip olanaklı hale getirmeye çalıştım. Bunun iş yerindeki ekip dinamiğini pozitif olarak etkilediğine sahit oldum.
- İş ortami zorlu ve sert olabilir, her ne seviyede olursa olsun Proje Liderinin asıl görevlerinden biri proje ekibini dış baskılardan her ne pahasına olursa olsun korumaktır. Bu “tampon” görevi, proje ekibine nefes alacak zaman ve önemli ve kilit çıktıları sağlayabilecek çalışma ortamı sağlayacaktır.
- Proje konu ve endişelerinizi proje ekibine dikte ederek paylaşmayın. Proje konularının iletişiminde, istişare ederek ve onlara geri bildirim verme fırsatı vererek, dinleyerek ilerleyin. Böylece, projenin gidişati konusunda ekibin size verebileceği kritik geri dönüşleri ve girdileri yakalayabilirsiniz. Bu yaklaşım, proje ekibinin, sorumluluklarını içinden gelerek kalbi ve aklıyla sahiplenmesine yardımcı olacaktır. Bu özellikle görevlerin tamamlanmasında kendini ispatlamış bir yöntemdir.
Sonuç olarak, başarılı proje ve program çıktılarının oluşmasında proje kariyerimde bana yardımcı olan yukarıdaki 8 önemli noktayı, diğer bir deyişle “proje başarı reçetesi” ni özetlemeye çalıştım. Bilhassa, projelerdeki tecrübelerim, sosyal ve kültürel etkileşimlerin sürdürülebilir proje başarıları için anahtar bir rol üstlendiğini göstermektedir. Bir yere kadar somut ve öngörülebilir olan, Proje zaman kontrol noktalarının yönetimi, zaman planı araçları (yazılımları), bütçe takibi vb. konular herhangi bir proje için önemli ve destekleyici süreçlerdir. Ancak, insan davranışları ve psikolojisi soyut ve öngörülemezdir. Bu noktada başka bir soru ortaya atılabilir. Proje ekibinin ahenkli ve kendini işe adayarak sürekli çalışacağı, daha istikrarlı bir seviyeye nasıl ulaşılır ? Başka bir deyişle, kompleks, somut, zorlu ve kapsamlı konular içeren işler yaparken, ekiple yakın kişisel ilişkileri nasıl geliştirip hemde bu ilişkiyi koruyalım? Bu sorunun cevabını basitçe tek bir kelimeyle ifade edebilirim. “Saygı”. Çalışma fırsatı bulduğum arkadaşların kişisel özelliklere, tarz ve yaratıcılıklarına saygı göstermeye her zaman samimiyetle önem verdim. Bunun karşılıklı olduğunu umuyorum. Çünkü bu kendine özgü, saygı dolu çalışma tarzının tüm çalışma arkadaşlarım ve proje ekibi üyeleri tarafından, değerinin anlaşılıp takdir edildiğini gördüm. Çalışma arkadaşlarımdan aldığım sayısız pozitif geri bildirimi, varsayımım için dayanak ve kuvvetli bir işareti olarak gösterebilirim.
Tüm program yöneticileri için, kariyerlerinde en azından bir defa “doğru malzemelerle ve doğru miktarda karıştırılmış kusursuza yakın bir içeriği olan” bir projede, ekip üyelerinin kendini değerli hissedeceği, başarılı proje teslim ederek gurur duyacağı bir ortamda çalışma fırsatı yakalamalarını ve böyle projelere öncülük etmelerini ya da içinde yer almalarını dilerim.
